¿Tu software de facturación cumple la normativa? Evita sanciones con estas claves

Muchos autónomos y pequeñas empresas ya están revisando sus programas de facturación tras la entrada en vigor de una normativa que cambia por completo las reglas del juego. Desde julio de 2025, la Agencia Tributaria exige que cualquier sistema que emita facturas cumpla requisitos técnicos muy concretos para garantizar la transparencia y prevenir el fraude fiscal.

Este cambio se enmarca en el desarrollo de la Ley 11/2021 y el Real Decreto 1007/2023, que buscan poner fin al uso de software manipulable: es decir, programas que permiten borrar ventas, alterar ingresos o llevar una contabilidad paralela. Ahora, todo registro debe ser trazable, íntegro e inalterable.

Qué deben cumplir los programas de facturación

A partir de ahora, todo software utilizado para emitir facturas —ya sea de escritorio, en la nube o desarrollado a medida— debe dejar un rastro digital imborrable. Si hay que corregir una factura, no se podrá editar directamente: será necesario emitir una factura rectificativa. Además, el sistema debe conservar los datos originales durante al menos cuatro años.

La normativa establece dos tipos de programas válidos:

• Los que están conectados al sistema VERI*FACTU y envían las facturas automáticamente a Hacienda.

• Los que no están conectados, pero cumplen igualmente con los requisitos técnicos exigidos.

En ambos casos, los programas deben estar técnicamente preparados para activarse con VERI*FACTU si el usuario así lo decide, incluso aunque no lo utilicen desde el principio.

Fechas clave y obligaciones

Desde el 29 de julio de 2025, los fabricantes solo pueden distribuir software certificado. Esta certificación debe figurar dentro del sistema, con información sobre la versión, el desarrollador y la fecha de firma.

Respecto a los plazos de uso obligatorio, las empresas (personas jurídicas) deberán estar adaptadas en enero de 2026, mientras que los autónomos (personas físicas) disponen hasta julio de 2026 para cumplir.

No adaptarse puede salir caro: tener un programa no certificado puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Para los desarrolladores que distribuyan software fuera de norma, las multas pueden alcanzar los 150.000 euros por tipo de programa.

Impacto real en el trabajo diario

Uno de los cambios más importantes es que cualquier operación registrada debe dejar huella. Ya no es posible borrar una factura sin que quede constancia. Incluso las anulaciones y correcciones deben reflejarse de forma trazable.

Si aún emites facturas de forma manual, puedes seguir haciéndolo. Pero si decides pasarte a un software, este debe cumplir con todas las condiciones establecidas por la Agencia Tributaria.

Se espera que Hacienda ofrezca próximamente una herramienta gratuita compatible con VERI*FACTU, aunque muchos profesionales ya están optando por soluciones privadas, en algunos casos financiadas con ayudas como el Kit Digital.

Adaptarse a tiempo: obligación y oportunidad

Este cambio normativo representa un reto para muchos negocios, pero también una ocasión para modernizar sus procesos y reducir riesgos. Contar con el apoyo de una asesoría profesional permite realizar la transición de forma segura y sin sorpresas, especialmente en casos donde se utilizan herramientas sectoriales o desarrollos propios.

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