Retribuciones extraordinarias a empleados y directivos ¿cuándo deben contabilizarse y qué evitar para no tener problemas?

Muchas empresas pagan bonus o incentivos sin saber que el gasto debe registrarse antes del pago. Te explicamos cómo hacerlo bien y evitar errores. Una contabilidad clara y bien documentada ahorra problemas. Te ayudamos a revisar tus retribuciones extraordinarias antes del cierre del año.

Cada año muchas empresas entregan bonus, gratificaciones o retribuciones especiales a sus trabajadores o directivos. Son una forma de reconocer el esfuerzo, premiar resultados o compensar logros concretos. Hasta aquí, todo bien. El problema llega cuando hay que reflejarlo correctamente en la contabilidad.

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha publicado una nueva aclaración (BOICAC 143, octubre 2025) sobre cómo registrar estos pagos. La idea principal es sencilla: el gasto se registra cuando se aprueba, no cuando se paga.

• Atención. Si la empresa decide en diciembre pagar un bonus en junio, el gasto pertenece a diciembre, no al año siguiente.

¿Qué significa esto en la práctica?

Imagina que en abril tu empresa aprueba un bonus extraordinario para el equipo por los buenos resultados del año, y decides pagarlo cuando se aprueben las cuentas. Aunque el dinero salga meses después, el gasto debe anotarse en el año del acuerdo, porque ahí es cuando nace el derecho del trabajador.

Lo mismo pasa con directivos o consejeros que reciben una retribución especial por alcanzar objetivos o cerrar una operación importante: el gasto se genera en el momento en que se aprueba oficialmente el incentivo, no cuando entra en nómina.

• Atención. Hacienda y los auditores no miran "cuándo se paga", sino "cuándo se comprometió la empresa a pagarlo".

¿Qué ocurre con los incentivos ligados a acciones o participaciones?

En algunos casos, sobre todo en empresas con directivos o socios clave, los incentivos se vinculan al valor de las acciones de la empresa o a un plan de participación.
En esos casos, el tratamiento contable es distinto: la empresa debe registrar el gasto a medida que el trabajador va generando el derecho, y ajustar el valor en función de cómo evolucionen las acciones o los resultados.

No hace falta conocer la norma contable exacta; basta con entender que estos planes deben reflejarse con cuidado, porque afectan directamente a los resultados y pueden revisarse cada año hasta que se paguen.

Si su empresa tiene planes de incentivos, opciones o bonus ligados al valor de la compañía, conviene revisarlos con un asesor antes del cierre del ejercicio.

Si se cometió un error al registrar el gasto

Si en su momento la empresa no contabilizó correctamente el bonus o incentivo, se debe corregir con efectos retroactivos: es decir, ajustar las cuentas del ejercicio al que pertenece y dejar constancia clara en la memoria. No es grave si se hace a tiempo, pero ignorarlo puede dar lugar a requerimientos o ajustes posteriores.

• Atención. Muchos errores se descubren cuando llega una auditoría, o incluso una inspección. Corregir a tiempo es mucho más fácil (y barato).

¿Cómo hacerlo bien desde el principio?

• Deja todo por escrito. Guarda actas o acuerdos donde conste la aprobación de la retribución.
• Registra el gasto en el año correcto. Si se aprueba en 2025 aunque se pague en 2026, pertenece a 2025.
• Separa lo laboral de lo mercantil. Si el beneficiario es trabajador, es gasto de personal. Si es consejero sin contrato laboral, es un servicio profesional.
• Explica bien el motivo. En caso de inspección, poder justificar el porqué del incentivo (rendimiento, crecimiento, fidelización) da mucha solidez.

Lo importante no es cuándo se paga, sino cuándo nace el derecho. Ese detalle puede marcar la diferencia entre una contabilidad correcta o una revisión futura.

Muchas pymes y despachos pequeños no se detienen a pensar en cuándo devengan estos gastos. Sin embargo, los bonus, comisiones o incentivos mal registrados pueden distorsionar los resultados del ejercicio o incluso generar sanciones si Hacienda detecta incoherencias.

En nuestro despacho ayudamos a las empresas a revisar sus incentivos, bonus y retribuciones variables para asegurarnos de que todo está correctamente documentado, devengado y registrado. Así, no solo evitas riesgos, sino que mejoras la imagen de tu empresa ante bancos, socios e inversores.

Te ayudamos a:

• Revisar tus acuerdos de retribuciones antes del cierre del ejercicio.
• Detectar posibles errores contables o fiscales.
• Ajustar correctamente las cuentas y preparar la documentación para auditoría o inspección.
• Planificar los bonus del próximo año para evitar problemas.

Pueden ponerse en contacto con este despacho profesional para cualquier duda o aclaración que puedan tener al respecto.

Un cordial saludo,